November 6, 2020

Comment Rédiger un Mail Professionnel en Français

De nos jours, le mail fait désormais partie des moyens de communication préférés, notamment dans le milieu professionnel. En effet, sa simplicité et surtout sa rapidité en font d’ailleurs le moyen le plus couramment utilisé dans les échanges professionnels. Aussi appelé courriel, courrier électronique ou e-mail, il emploie un style plus convivial que la lettre professionnelle classique. Cependant, le mail doit être rédigé en respectant quelques règles à ne pas négliger. Dans cet article, nous allons donc décortiquer les éléments essentiels à une bonne rédaction d’un mail professionnel.

L’objet

Tout d’abord, commençons par la toute première chose qui entre en jeu : l’objet du mail. C’est le premier élément que votre destinataire lira. L’objet de votre mail est un élément à bien prendre en considération. Il doit être concis, clair et bref. Il doit bien évidemment avoir un lien avec votre message. Le but est de faire comprendre au destinataire l’essentiel du contenu de votre mail par la simple lecture de l’objet.

En principe, il est conseillé que l’objet soit :

  • Une phrase d’environ 6 mots.
  • Une phrase nominale (sans verbe conjugué).

De plus, il est souvent recommandé d’en rester à une phrase nominale sans article ni mots de liaison.

Voici quelques exemples :

- candidature pour un stage

- annulation de la réunion du 10 janvier

- demande d’informations supplémentaires.

La formule d’appel

La formule d’appel constitue les premiers mots du corps de votre message. Ils restent donc eux aussi essentiels et s’adressent directement au destinataire. Elle dépend de votre relation avec ce dernier et de la situation de communication (formelle ou informelle ? client ou collègue ?). Voici quelques exemples qui pourraient vous aider :

Bonjour + Prénom

Exemple :

Bonjour Mathilde,

Vous vous adressez à un(e) collègue de travail et vous connaissez son prénom.

Madame/Monsieur

Exemples :

Madame, (…)

Monsieur, (…)

Madame, Monsieur, (…)

Vous vous adressez à un(e) personne dont vous ne connaissez pas le nom. Peut être un(e) client(e).

Madame/Monsieur + Fonction

Exemples :

Madame la Directrice, (…)

Monsieur le Maire, (…)

Vous vous adressez à un(e) supérieur(e) hiérarchique ou à une personne dont le poste est précisé.

Madame/Monsieur + Nom de famille

Exemple :

Monsieur Dupont, (…)

Vous vous adressez à un(e) client(e) en particulier.

Le message

Après la formule d’appel vient alors la première phrase de votre message. Soyez direct(e) ! Vous pouvez commencer par une phrase du type « je + verbe au présent » ou « je + verbe au conditionnel » expliquant pourquoi vous envoyez ce message :

Je vous prie de bien vouloir trouver ci-dessous les informations nécessaires à mon dossier…

Je me permets de vous adresser ma candidature pour le poste de…

Je souhaiterais obtenir des informations sur l’événement prévu le…

Si vous avez déjà établi un contact avec le destinataire (conversation téléphonique, rendez-vous…), il est possible de commencer avec ces formules :

Lors de notre entretien téléphonique / Lors de notre rendez-vous datant du (+date) ….

Comme convenu lors de notre rendez-vous/conversation/entretien/rencontre…

Pour faire suite à notre rendez-vous/conversation/entretien/rencontre…

Suite à notre entretien du (+date), je vous joins les documents demandés…

Il est important que votre message commence directement par l’information principale. En effet, la première partie est généralement la mieux lue. Votre destinataire pourrait peut-être lire des dizaines de mails par jour ! Commencez par l’information principale, puis, faites suivre les autres éléments, par ordre décroissant d’importance (du plus important au moins important).

Rédigez des phrases courtes, simples et n’oubliez pas l’utilisation des mots de liaison, qui permettront de rendre votre texte plus fluide et améliorer sa lisibilité.

Généralement, il est conseillé de rédiger un paragraphe par idée/sujet. Veillez cependant à ne pas dépasser les trois à quatre lignes par paragraphe, avec un maximum de quatre paragraphes dans la totalité de votre message. L’essentiel est d’apporter à votre destinataire un certain confort de lecture et de vous faire comprendre rapidement.

La fin du mail

On termine toujours un mail par ce que l’on appelle la formule de politesse. Il est important de rédiger une petite formule à la fin du mail afin de ne pas paraître impoli(e). Elle est bien évidemment moins longue et moins complexe qu’une formule de politesse que l’on pourrait trouver dans un courrier postal, mais elle doit être adaptée selon le contexte et votre relation avec le destinataire.

Voici quelques exemples :

Contexte informel (collègue de travail)

Bonne journée / bonne soirée / à bientôt…

Contexte formel, relation personnelle avec le destinataire (client, supérieur hiérarchique…)

Respectueusement / Salutations distinguées / Sincères salutations

Contexte formel, relation impersonnelle (administration, destinataire inconnu…)

Cordialement / Respectueusement

Contexte amical

Bien cordialement / Amicalement / Bien à vous

Pour ma part, j’utilise fréquemment la formule « cordialement » dans mes échanges, qui est une formule plutôt universelle pour les mails.

La signature

À la fin de votre mail, votre signature doit comporter vos informations de base :

Votre nom, votre prénom, votre numéro de téléphone. Votre fonction peut aussi être mentionnée, selon le contexte, par exemple :

Mme. Anne GARCIA

Secrétaire adjointe

Tel. : XX XX XX XX XX

Les détails à ne pas oublier

  • Pensez à soigner votre orthographe et votre syntaxe. En cas de doute, relisez-vous !
  • Respectez l’usage des lettres majuscules et minuscules.
  • Attention à la ponctuation : utilisez juste ce qu’il faut. En aucun cas ne devraient apparaître des points d’exclamation ou d’interrogation en double (voire en triple !). Ceci communique les émotions.
  • N’utilisez pas de smileys (ou d’émoticônes). Ils ne sont pas adaptés au contexte professionnel.
  • Évitez les abréviations, sauf lorsqu’il s’agit du nom d’une organisation, association ou entreprise.

Conclusion

La rédaction d’un mail professionnel, bien que plus simple qu’une lettre postale, doit respecter certaines règles. Le contenu de votre message dépendra du contexte ainsi que de votre relation avec le destinataire. Restez concis(e), clair(e) et poli(e), vous pourrez ainsi rédiger les meilleurs mails professionnels de votre vie !

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About the author 

Jaimi Saunders

J’aimi has worked in the education industry for over 20 years, gaining experience in teaching, mentoring, and coaching. As a seasoned educator he is passionate about advancing teaching excellence and student motivation. In addition to working in the education industry, he is also involved in continuing his personal education and improvement. Outside of the office, J’aimi enjoys, antique vehicles, motorcycles, and travelling to new destinations.

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